‣ ఉద్యోగార్థిపై తొలి ముద్ర ఏర్పరిచే కవర్‌ లెటర్‌
‣ ఎలా రాయాలి? ఏమేం రాయకూడదు?
ఉద్యోగాల మార్కెట్‌ మందగమనంలో ఉన్న ఈ తరుణంలో కొలువుల సాధనకు సంబంధించిన ప్రతి అంశంలోనూ ఆచితూచి వ్యవహరించాల్సిందే. ఉద్యోగ దరఖాస్తు అనగానే.. చాలామంది రెజ్యూమెను సిద్ధం చేసుకోవడంపైనే దృష్టిపెడుతుంటారు. దాంతో సమానంగా ప్రాధాన్యమున్నది ఇంకోటి ఉంది. అదే.. కవర్‌ లెటర్‌! రెజ్యూమెపై ఆసక్తిని కలిగించడంలోనూ, అభ్యర్థిని అందరి కంటే భిన్నంగా నిలబెట్టడంలోనూ దీనిదే ప్రధాన పాత్ర. అందుకే విదేశీ విశ్వవిద్యాలయాలు సైతం ప్రవేశప్రక్రియలో భాగంగా కవర్‌ లెటర్‌నూ కోరుతుంటాయి. ఉద్యోగార్థులు దీన్ని మెరుగ్గా రాయటంపై దృష్టిపెట్టాలి!
ఉద్యోగ సాధనలో రెజ్యూమె కీలకమైనదే. కానీ దాన్ని చూడటానికి ముందే రిక్రూటర్‌ టేబుల్‌ దాకా వెళ్లడానికి వీలు కల్పించేది కవర్‌ లెటర్‌. అందుకే దీన్ని వదిలేయడమో, అశ్రద్ధ చేయడమో చేయటం సరి కాదు. రెజ్యూమె అనేది అభ్యర్థి గురించిన వాస్తవ వివరాలను తెలియజేస్తే.. కవర్‌ లెటర్‌ ఆమె/ అతని వ్యక్తిత్వాన్ని తెలియజేస్తుంది. ఒకరకంగా చెప్పాలంటే వందల దరఖాస్తుల్లో ఇతరులకంటే అభ్యర్థి ఎంత ప్రత్యేకమో తెలియజేసే అవకాశాన్ని ఇది కల్పిస్తుంది.
రిక్రూటర్‌కు అభ్యర్థిని మొదటిసారిగా పరిచయం చేసేది కూడా ఇదే. అభ్యర్థిపై బలమైన, సానుకూల ముద్ర పడేలా చూడటమే దీని విధి. ఎలా చేస్తుంది? అంటే.. ఉదాహరణకు- రెజ్యూమెను రాసేటపుడు ఏం చేస్తాం? సంస్థ, ఉద్యోగానికి సంబంధించిన కొన్ని కీలక పదాలు (కీ వర్డ్స్‌) ఉండేలా చూసుకుంటారు. నైపుణ్యాల విషయానికొచ్చినా ఫలానా ఉన్నాయి వరకే పరిమితం అవుతారు. కానీ అవి ఎలా ఉన్నాయో, వాటి ద్వారా సంస్థకు ఏవిధంగా ఉపయోగకరమో, సంస్థ తన అభివృద్ధికి ఏవిధంగా ఉపయోగపడుతుందో క్లుప్తంగా తెలిపే అవకాశం కవర్‌ లెటర్‌ ఇస్తుంది.
ఒక మంచి కవర్‌ లెటర్‌లో మూడు ప్రధాన అంశాలకు సమాధానాలను ఇచ్చేలా ఉండాలనేది నిపుణుల అభిప్రాయం. అవి:
1. మీరెవరు? విజయాలను ప్రస్తావించొచ్చు. వాటిలోనూ సంస్థకు పనికొచ్చేలా ఉన్నవాటికి ప్రాధాన్యమివ్వాలి. తాజా సంఘటలైతే ఇంకా మంచిది. కీవర్డ్స్‌కూ ప్రాధాన్యమివ్వాలి.
2. సంస్థ మిమ్మల్నే ఎందుకు ఎంచుకోవాలి? రెజ్యూమెలో మీ విద్యార్హతలు, మార్కులు, నైపుణ్యాల వివరాలన్నీ ఉంటాయి. ఈ సమాధానం రిక్రూటర్‌ను రెజ్యూమెలో ఆ వివరాలను తెలుసుకునేలా ప్రోత్సహిస్తుంది. కాబట్టి మీ ప్రాజెక్టులు, ఇంటర్న్‌షిప్‌ అనుభవాలు దరఖాస్తు చేసుకున్న ఉద్యోగానికి ఏవిధంగా సాయపడతాయో చెప్పొచ్చు. అయితే దీనికి రెండు నుంచి మూడు నైపుణ్యాలకు మించకపోతే మంచిది. ఏ అంశాల్లో నైపుణ్యం ఉంది, ఇతర అర్హతలు.. ఇలా వేటి గురించి అయినా చెప్పొచ్చు. కావాలంటే వీటిని పాయింట్ల రూపంలోనూ రాయొచ్చు.
3. ఇంటర్వ్యూ అవకాశం ఉందా? నేరుగా ఉద్యోగం గురించి కాకుండా ఇంటర్వ్యూ అవకాశం కోరినవారు మొదటి దశ ఎంపిక ప్రక్రియను దాటేసినట్లేననేది చాలామంది నిపుణుల అభిప్రాయం. కాబట్టి, ‘ఇంటర్వ్యూ అవకాశమిస్తే నేనేవిధంగా సంస్థకు తోడ్పడగలనో వివరంగా చెప్పగలుగుతాను’ వంటివి చేర్చాలి. ఇవి అభ్యర్థి ఆసక్తినీ, ఆత్మవిశ్వాసాన్నీ తెలియజేస్తాయి.
ఆ లేఖలో ఈ అంశాలు...
‣ వ్యక్తిగత పరిచయం (రిక్రూటర్‌ పేరు తెలిస్తే నేరుగా వాడటమే మంచిది. సర్‌/ మేడమ్‌లను ఉపయోగించొద్దు)
‣ దరఖాస్తు చేస్తున్న ఉద్యోగం గురించి రాయాలి
‣ సంస్థకు సరిపోయేలా ఉన్న నైపుణ్యాలు, అనుభవం ప్రస్తావించాలి.
‣ సంస్థ అభ్యర్థి ఎదుగుదలకు ఎలా సాయపడుతుందో చెప్పాలి.
‣ ఇంటర్వ్యూ అవకాశాన్ని కోరాలి
‣ ముగింపు (ఈ-మెయిల్‌ ఐడీ, ఫోన్‌ నంబరులనూ ఉంచాలి)
ఈ వాక్యాలు వద్దు
‣ I Think: సాధారణంగా ఇంగ్లిష్‌లో ఏదైనా రాస్తున్నపుడు ఈ వాక్యాన్ని సహజంగానే రాస్తుంటారు. కానీ ఇది చెప్పాలనుకున్న విషయాన్ని బలహీనపరుస్తుంది. ఆత్మవిశ్వాస లేమినీ చూపిస్తుంది.
‣ As you can see on my resume: ఏదైనా విషయం రెజ్యూమెలో ఇదివరకే ఉంటే.. దాన్ని ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు. ఒకరకంగా అనవసరం కూడా. రెజ్యూమె చూసినవారికి ఇది ఎలాగూ అర్థమవుతుంది. పైగా మీ గురించి ప్రత్యేకంగా చెప్పాల్సిన విషయాలేమీ లేవేమో అన్న అభిప్రాయమూ కలగొచ్చు. కాబట్టి నేరుగా విషయాన్నే ఇంకాస్త లెటర్‌ విధానంలో చెప్పే ప్రయత్నం చేయాలి. ఉదా: రెజ్యూమెలో చెప్పిన విధంగా.. నేను ఫలానా సంస్థలో ఇంటర్న్‌షిప్‌ చేశాను. అని రాసే బదులు నేరుగా ఫలానా సంస్థలో ఇంటర్న్‌షిప్‌ చేశాను.. అని రాసేయొచ్చు. కొంత స్థలమూ ఆదా అవుతుంది.
‣ I am writing to apply: కవర్‌ లెటర్‌లో ప్రత్యేకంగా దరఖాస్తు ఎందుకు చేస్తున్నారో చెప్పాల్సిన అవసరం లేదు. దీనికి బదులుగా ఏ హోదాకు దరఖాస్తు చేస్తున్నారో, దానిపై ఆసక్తి గురించీ చెప్పొచ్చు. మీరే దానికి ఎంతవరకూ సరైనవారో చెప్పొచ్చు. ఉదా: నేను కోడింగ్‌ ఇన్‌స్ట్రక్టర్‌ హోదాకు దరఖాస్తు చేసుకోవడానికి ఈ కవర్‌ లెటర్‌ రాస్తున్నాను అనే బదులు.. నేను చేసిన ఫలానా సర్టిఫికేషన్లు, నేర్చుకున్న కోర్సులు ఈ హోదాకు సరిగ్గా సరిపోతాయి అని చెప్పొచ్చు.
‣ Thinking outside the box: నైపుణ్యాల గురించి చెప్పడం అనగానే ఈ పదాన్ని దాదాపుగా అందరూ పెట్టేస్తారు.‘ఈ లక్షణం ఉంది’ అని చెప్పడం కంటే దాన్ని నిరూపించేలా సంఘటనను వివరించడం మంచిది. ఏదైనా సమస్య విషయంలో సృజనాత్మకంగా ఎలా ఆలోచించారో, చొరవ ఎలా తీసుకున్నారో సూచించేలా రాయండి. రిక్రూటర్లు ఈ అంశాలనే తెలుసుకోవాలనుకుంటారు.
‣ I have excellent communication skills: ప్రతిఒక్కరూ ఈ భావవ్యక్తీకరణ నైపుణ్యాలు తమలో ఉన్నాయని ఇలా చెప్తూనే ఉంటారు. దీని బదులుగా దరఖాస్తు చేసుకున్న ఉద్యోగానికి తప్పక అవసరమయ్యే ఇతర నైపుణ్యాలపైనా దృష్టిపెట్టడం మంచిది. వాటిద్వారా ఈ భావవ్యక్తీకరణ నైపుణ్యమూ ఉందని చెప్పేలా రాయాలి.
‣ My name is: లెటర్‌ ఫార్మాట్‌లో కవర్‌ లెటర్‌ను రాస్తే.. పైనే అభ్యర్థి వివరాలు తప్పక ఉంటాయి. కాబట్టి, లోపలి సమాచారంలో తిరిగి రాయాల్సిన పనిలేదు. నేరుగా చెప్పాలనుకున్న విషయంలోకి వెళ్లిపోవడం మంచిది. ఇది అభ్యర్థి ఆత్మవిశ్వాసాన్ని తెలియజేస్తుంది. అభ్యర్థి నేరుగా విషయంలోకి వెళ్లాడన్న అభిప్రాయాన్నీ రిక్రూటర్‌కు కలిగించినవారు అవుతారు.
‣ Perfect fit: దరఖాస్తు, ఇంటర్వ్యూ రెండింటి ఆధారంగా అభ్యర్థి ఎంపికపై నిర్ణయం జరుగుతుంది. అభ్యర్థికి సంస్థ గురించీ, సంస్థకు అభ్యర్థి గురించీ తెలిసేది ఇంటర్వ్యూ ద్వారానే. కాబట్టి, మొదటిసారే ‘నేనే సరిపోతాను’ అని చెప్పడం అతి విశ్వాసాన్ని ప్రదర్శించినట్లు అవుతుంది. దీని బదులుగా ‘సంస్థ కోరే లక్షణాలు నాలో ఉన్నాయి’ అని చెప్పవచ్చు. సంస్థ ఎంపిక చేస్తున్న హోదాకు తగిన అర్హతలు తమలో ఉన్నాయని చూపించవచ్చు.
కవర్‌ లెటర్‌ఎలా ఉండాలి?
‣ ఏవైనా చెప్పేటపుడు దాన్ని అంకెల్లో వ్యక్తం చేయడం మంచిది. ఉదా: ఫలానా సర్టిఫికేషన్‌ను ఇంత పర్సంటేజీతో ఇన్ని రోజుల్లో పూర్తిచేయగలిగాను. ఈ ప్రోగ్రాంను ఇన్ని రోజుల్లో విజయవంతం చేయగలిగాను..
‣ భాషా నైపుణ్యాలను ప్రదర్శించక్కర్లేదు. చదవడానికి ఎంత సులువుగా ఉంటే అంత మేలు. ముఖ్యమైన విషయాలు అనుకున్నపుడు పాయింట్ల రూపంలోనో, అండర్‌ లైన్‌ చేయడం వంటివి చేయొచ్చు.
‣ సంస్థ తమ ఉద్యోగుల నుంచి ఏం ఆశిస్తుందనేది దాని వెబ్‌సైట్‌ను చూస్తే చాలావరకూ తెలుస్తుంది. ఉద్యోగానికి సంబంధించిన ప్రకటనలోనూ వాటిని పొందుపరుస్తారు. వాటికి కవర్‌ లెటర్‌లో స్థానం కల్పించాలి. స్థూలంగా వారు కోరే నైపుణ్యాలు, లక్షణాలుగా చెప్పొచ్చు.
‣ రెజ్యూమెకి సారాంశమే ఇది. కాబట్టి, చిన్నగా ఉండేలా చూసుకోవాలి. ఒక పేజీకి మించకూడదు. 4-5 పేరాల్లో ముగియాలి. రెజ్యూమెకు అదనపు బలంలా ఉండాలి తప్ప, దానికి నకలులా మాత్రం ఉండకూడదు.
‣ రిక్రూటర్లు వందలు, వేలల్లో దరఖాస్తులను చూస్తుంటారు. కాబట్టి, చూడగానే ఆకట్టుకునేలా కవర్‌ లెటర్‌ ఉండాలి. అది ప్రభావవంతంగా ఉండాలంటే ప్రారంభం ఆకట్టుకునేలా భిన్నంగా ప్రయత్నించాలి. ఉద్యోగం పట్ల ఆసక్తినో, సంస్థ విషయంలో ఆకట్టుకున్న అంశాన్నో ప్రారంభ వాక్యంగా చెప్పొచ్చు.
‣ భాషలో ఉత్సాహం కనిపించాలి. వాడిన భాష, దానిలో కన్పించే వైఖరులే హైరింగ్‌ మేనేజర్‌ ఇంటర్వ్యూకు పిలవాలా వద్దా అనే నిర్ణయాన్ని ప్రభావితం చేయగలుగుతాయి. కాబట్టి, సానుకూలంగా, ఉద్యోగం పట్ల ఆసక్తితో ఉన్నట్లుగా రాయాలి.
